Welche Dokumente eignen sich für den Einstieg?
Wählen Sie zunächst eine häufig vorkommende Dokumentart mit klaren Pflichtfeldern und einem bekannten Folgeprozess. Beispielsweise können Bestellbestätigungen nach Bestellnummer, Lieferdatum und Positionen geprüft werden. Mischen Sie nicht sofort alle Dokumentarten und Sonderfälle in einen ersten Versuch.
So kann der Ablauf aussehen
- 1
Eingehende Dateien einem Dokumenttyp und einem konkreten Geschäftsprozess zuordnen.
- 2
Benötigte Felder auslesen und die Fundstellen im Originaldokument für die Prüfung bereithalten.
- 3
Ergebnisse gegen Pflichtfelder, Stammdaten und fachliche Regeln prüfen. Fehlende Werte nicht automatisch ergänzen.
- 4
Unsichere Ergebnisse einer zuständigen Person vorlegen. Korrekturen und Freigaben nachvollziehbar dokumentieren.
- 5
Nur freigegebene Daten über eine passende Schnittstelle an SAP oder einen anderen Folgeprozess übergeben.
Das sollten Sie vor der Umsetzung klären
- Welche Dokumentart und welche Felder sollen verarbeitet werden?
- Dürfen Beispielunterlagen für einen Versuch verwendet werden und wer darf darauf zugreifen?
- Welche Prüfregeln, Stammdaten und Ausnahmefälle sind bekannt?
- Wer entscheidet bei einer Abweichung, und wo findet diese Prüfung statt?
- Wie werden Rückmeldungen, Fehlermeldungen und doppelte Übertragungen behandelt?
Woran Sie eine sinnvolle Verbesserung erkennen
Vergleichen Sie den neuen Ablauf mit der bisherigen Bearbeitung: Wie viele Felder werden korrekt übernommen? Wie viel Zeit benötigt die Nachprüfung? Wie oft müssen Dokumente vollständig manuell bearbeitet werden? Ein hoher Erkennungswert allein reicht nicht, wenn die Korrektur im Alltag aufwendig bleibt.
Grenzen und Verantwortung
KI ersetzt keine fachliche Prüfung. Schlechte Scans, ungewöhnliche Layouts und fehlende Angaben können zu Fehlern führen. Die konkrete Anbindung hängt vom Dokumentensystem, den verfügbaren SAP-Schnittstellen und den Berechtigungen ab. Eine automatische Buchung ist kein sinnvoller Standard für jeden Prozess.
Häufige Fragen
Ist das nur Texterkennung mit OCR?
Texterkennung ist ein möglicher Baustein. Für einen nutzbaren Geschäftsprozess kommen Zuordnung, fachliche Prüfungen, Freigaben und die Übertragung an das Zielsystem hinzu.
Müssen alle Dokumente gleich aussehen?
Nicht zwingend. Unterschiedliche Layouts und Sonderfälle müssen aber mit geeigneten Beispielen geprüft werden. Ein klar begrenzter erster Dokumenttyp erleichtert diese Bewertung.
Was braucht Collectum für eine erste Einschätzung?
Eine Beschreibung des heutigen Ablaufs, die gewünschten Felder, beteiligte Systeme und freigegebene Beispieldokumente. Vertrauliche Unterlagen sollten erst über einen vereinbarten sicheren Weg bereitgestellt werden.
Passende Leistungen von Collectum
Wir klären zunächst den heutigen Ablauf, die verfügbaren Daten und die Schnittstellen Ihrer Systeme. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob ein begrenzter Prototyp oder ein anderer nächster Schritt sinnvoll ist.